費用報銷如何管理控制

     公司的費用尤其是業(yè)務(wù)招待費、差旅費是很有貓膩的;就我在內(nèi)部審計工作中遇到的來看,個人覺得比較有典型有貓膩的還有小車費、會務(wù)費和二級明細中的“其它”,都是能隱藏東西的,是違規(guī)套取資金和不正常交易的舞弊與腐敗的箱子,不過需要說明的是一般情況下公司在這個箱子里涉案金額都不是特別大,涉案主體多是經(jīng)常報銷的人員(比如銷售部的業(yè)務(wù)經(jīng)理)。
      在今天的很多的企業(yè)中,只要報銷的發(fā)票足夠和符合內(nèi)控的簽字程序,在財務(wù)上基本都是暢通無阻的就入賬了。由于涉及報銷費用的單筆金額一般都不是很大和年度核算的報銷業(yè)務(wù)筆數(shù)較多,給審計也帶來了一定的難度,想要完全審查出來也不現(xiàn)實,公司更多的還是自身內(nèi)部加強管理控制來降低公司的機構(gòu)運行成本。
      費用審計中,外部審計師關(guān)注的一般是費用整體公允性(執(zhí)行審閱和分析性復(fù)核的審計程序)和大額的支出的真實性(抽查會計憑證),不過在我們內(nèi)部審計師眼里,我們關(guān)注的要比外部審計師關(guān)注的更深入和全面一點比如支出的合理及必要性,賬務(wù)處理是否存在涉稅風險等。我們完全有可能在風險評估后讓我們產(chǎn)生質(zhì)疑的較多情況下,會對某些費用明細項目的100%進行審計。只要是存在舞弊和腐敗,一位合格的審計師是不會讓它沉睡于帳套中的,審計工作底稿一定會有特別標注的存在。下文,我就對在工作中遇到的費用審計總結(jié)一些費用管理和風險防范的看法,一與各位審計同仁共勉,二也可以給某些人提供反審計的策略,嘿嘿。這里我們主要探討業(yè)務(wù)招待費、差旅費、小車費、會務(wù)費。
      在內(nèi)控健全和治理完善的公司,每一種費用的管控會導致相應(yīng)的舞弊成本增加和舞弊機會減少,企業(yè)尤其是民企一定要加強費用的管控,不能給某些蛀蟲有輕易侵蝕企業(yè)資產(chǎn)的機會。
      A.業(yè)務(wù)招待費是需要納入到嚴格的考核和管理中,支撐業(yè)務(wù)招待費真實發(fā)生的文件有:
      1)業(yè)務(wù)招待費審批單(注明:審批和業(yè)務(wù)日期,業(yè)務(wù)經(jīng)辦人,招待對象名單及人數(shù),陪同名單及人數(shù),人均限額標注)
      2)合規(guī)的發(fā)票
      3)其它單據(jù)(例如宴請有蓋章的點菜酒水單,些許情況還可以有照片!)
      4)如果是現(xiàn)金交易還必需有收款方的有效收據(jù)
      B.支撐差旅費的真實發(fā)生的文件應(yīng)有:
      1)出差申請的審批單
      2)出差實際情況的確認單(不限于分支公司人資的確認)
      3)出差的每日實際行程單
      4)合規(guī)的車船和餐飲住宿發(fā)票
      5)其他單據(jù)
      C.小車費嚴格的管控,其真實發(fā)生的支撐文件有:
      1)駕駛員逐日填寫隨車的行程表(起止地點,住宿地點,起止公里數(shù),加油情況,隨車人員,出車目的,路過什么高速等)
      2)駕駛員每天將自己的行程表的隨車情況短信告知公司行政部,由行政部再填寫一份行程表
      3)取得的加油發(fā)票,必須讓加油站打印公司名字或車號
      D.會務(wù)費一般情況下核算的筆數(shù)較少,但是一般企業(yè)核算的支出都是很混亂的,支撐會務(wù)費真實發(fā)生的文件有:
      1)會務(wù)審批單
      2)會務(wù)進程單
      3)出席簽到單
      4)合規(guī)的發(fā)票
      5)費用的預(yù)算情況
      6)會務(wù)現(xiàn)場照片(必須具備)
     我們在實際中遇到的費用一般情況是什么樣子呢?
     首先說招待費,一般公司的業(yè)務(wù)招待費核算附件也就是有發(fā)票(定額發(fā)票較多),而且發(fā)票都還不一定就合規(guī)有效,筆者曾遇到一家公司年業(yè)務(wù)招待費約100萬,附件幾乎都是填制的報銷單和定額的餐飲發(fā)票,在這種情況下無疑對業(yè)務(wù)招待費的舞弊留下了很大的空間;需要補充一個方面,各位同仁都知道業(yè)務(wù)招待費是不能完全在所得稅稅前抵扣的,因此為了公司的涉稅利益,對核算進入業(yè)務(wù)招待費的支出是需要嚴格把關(guān),明確支出產(chǎn)生的實際情況和費用性質(zhì),準確將費用支出歸類到合適的費用明細項目(例如福利費,差旅費等等)。在我的審計中我遇到過兩個處理比較極端的,第一個例子:只要是定額的餐飲發(fā)票都進入業(yè)務(wù)招待費核算,例如公司在附近的農(nóng)民手上租了兩條狗看管倉庫的大門,每月給農(nóng)民400元的狗的生活費(用定額發(fā)票入賬業(yè)務(wù)招待費,記賬摘要:繳納本月狗的生活費),試問有業(yè)務(wù)招待狗的嗎?)。另一個極端處理例子:只要是報銷吃飯的都核算到業(yè)務(wù)招待費,例如某公司銷售部六七十位業(yè)務(wù)員每月都會組織部門例會(其實也就是吃飯聚聚),我認為這類費用是公司銷售機構(gòu)運行的日常費用,具有對內(nèi)的性質(zhì),而業(yè)務(wù)招待費多有對外的性質(zhì),那么分支機構(gòu)招待總部到訪人員的支出也是否應(yīng)列入業(yè)務(wù)招待費呢?。
     其次說說差旅費,在內(nèi)控不健全的公司,差旅費報銷往往也是舞弊套取資金的渠道,多表現(xiàn)在:
     1)住宿發(fā)票和出差行程單不一致
     2)報銷組成的發(fā)票單位和金額不協(xié)調(diào)
     3)不正規(guī)的車船票(如定額的手撕車票,或與行程不對應(yīng)的車船票)
     4)向服務(wù)商交足稅額多開發(fā)票。需要再補充說明的是某些公司在差旅費中的誤餐生活補助很高地話,需要注意金額控制,否則被稅務(wù)稽查視同為職工變相支付薪酬而逃避個稅的產(chǎn)生涉稅風險。
     說說小車費吧,這個核算的內(nèi)容很廣泛,什么維修費,汽油費,路橋費等等,原始憑證多而一般都很雜,如果對小車費的控制很薄弱,那對審計來說可是相當?shù)碾y,因為他一般核算金額不大而原始憑證多雜亂,駕駛員隨便在報銷里可以塞一張四五百塊錢的油票。最后說會務(wù)費,舞弊的很多就是利用會務(wù)費沒有照片和簽到(這可能會涉及到出席會議的考勤)的內(nèi)部控制!
      在費用的管控程序脫鉤和薄弱的情況下,我們審計師應(yīng)怎么應(yīng)對,揭示舞弊和防范風險呢?我認為可以從以下入手:
      1.評估費用報銷支出情況(例如審閱明細賬,編制費用明細表,縱橫的數(shù)據(jù)分析比較,這需要對數(shù)據(jù)有著高度的敏感和職業(yè)懷疑—只要是人為多次參與的審計事項,我們審計評估的風險一般不會很低)與公司的生產(chǎn)經(jīng)營是否相符。
      2.在輔助核算賬中獲取分部門分員工分月份報銷的情況并進行數(shù)據(jù)的多層次結(jié)構(gòu)的分析來確認審計的重點對象(不僅局限于分析出來的異常)。
      3.定額餐飲發(fā)票連號統(tǒng)計,如果出現(xiàn)不同業(yè)務(wù)日期或者不同報銷人員出現(xiàn)的發(fā)票連號,則很有可能存在買票找票報銷的舞弊嫌疑。
      4.可對報銷人的行為風格有一定的評估,例如某人的在生活是一個很節(jié)約的,而報銷的費用卻趨近于報銷標準,則可能存在舞弊的嫌疑,如不排除存在補交稅款讓供應(yīng)商多開發(fā)票。審計師可以視情況以消費者方式向供應(yīng)商取證。
      5.對于取得的不合規(guī)的發(fā)票(未注明數(shù)量金額和抬頭)和大量連號的地稅定額發(fā)票,需要引起警覺可能存在舞弊,尤其是入賬核算的機打發(fā)票(公司應(yīng)要求經(jīng)辦人取得的機打發(fā)票應(yīng)抬頭公司的全稱,和取得的定額發(fā)票注明開具日期并加蓋發(fā)票專用章)。
      6.其他方面,例如可以將費用中的相應(yīng)人員的考勤結(jié)合等等起來,例如某人招待費舞弊,有A在陪同,可是經(jīng)查A當天在外地出差而不可能參與招待陪同,這顯然不符合常理。
      7.仔細閱讀公司費用報銷的管理辦法,針對其費用的管理控制是程序否完善和合理,并在費用審計中關(guān)注其管控是否嚴格執(zhí)行。
      任何公司都可能存在舞弊,而對舞弊僅僅依靠審計的力量來揭示顯然是不可能的,審計師不是萬能的。因此防范舞弊和舞弊,保障公司的資產(chǎn)不受侵占,避免產(chǎn)生涉稅風險和管控企業(yè)的經(jīng)營風險,關(guān)鍵是要在與企業(yè)自身加強內(nèi)部的管理控制和違規(guī)的嚴格責罰制度,讓舞弊腐敗的成本盡可能加大和機會盡可能減少。

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