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審計檔案裝訂中應注意的問題

時間: 2012-03-21 整理: ahlfyl.cn 編輯：香港公司年審來源：互聯網點擊: 次

　　檔案，是指審計機關在審計或者專項審計工作中直接形成的，具有保存價值的，以紙質、磁質、光盤和其他介質形式存在的歷史記錄，是審計、業(yè)績、責任等的積累。審計檔案對審計事業(yè)的傳承與發(fā)展具有借鑒意義，由于磁質、光盤等有其特殊的保存方式，因此以下所說的檔案均指紙質資料。

　　裝檔工作看似簡單，其實也有許多學問在里面，如何順利完成繁雜的歸檔工作且達到審計署6號令中關于審計檔案的質量控制的要求呢？作為業(yè)務處的兼職檔案員，筆者通過幾次大型審計項目的裝檔實踐，總結出一些需要注意的問題以及應對這些問題的技巧。

　　山重水復疑無路檢查審計證據資料

　　第一、三單元確定之后，第二單元的整理工作馬上開始了，這是最艱巨也是最煩瑣的任務。

　　一是檢查每一頁證據資料，看是否留有充分的裝訂線，可以粘貼小紙條，并保證每頁最終都為A4紙大小。檢查簽章情況，以個人名義提供的資料，一般在取得時就已經請?zhí)峁┤撕炞至耍淮嬖诤罄m(xù)的問題。以單位名義提供的，需要看是否都加蓋了提供單位的公章，如果有沒蓋章的，需要簡單分析一下原因：提供單位拒絕蓋章、個別遺漏或者其他原因，視具體情況，補章當然是最好的解決方式，否則，審計人員應當注明沒有加蓋公章的原因。

　　二是請相關審計人員幫助確定每個底稿后附取證記錄及取證材料的順序，避免一時疏忽把資料放錯位置，并將冗余資料撤出。最關鍵的一步，要檢查底稿、記錄與日記的對應關系，看內容、日期是否一致，有無串位的情況；復核所附審計證據是否完整、是否能夠佐證審計取證記錄和工作底稿，必要時向處同事尋求幫助。

　　草色遙看近卻無查看各類資料完整性

　　審計結束，總有大量的各種各樣的審計資料，對此，兼職檔案員可能會感到無從下手，這時就需要專職檔案管理員，明確哪些資料需要裝檔以及裝檔的程序和步驟等等。

　　通常，專職檔案管理員會先幫助排列除審計底稿類資料之外的文件，比如審計報告、送達回證、被審計單位反饋意見及會議紀要等。單就審計報告來說，可能就有正式稿、征求意見稿、修改稿、復核稿不同的幾份，需要按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原則排序，與之相對應的意見、說明等附后……第一、三單元的資料頁數一般不會太多，但是這些結論類、立項類的資料都是非常重要的依據，缺一不可。有些時間跨度比較大的資料，如被審計單位的整改情況等，就需要審計組及時溝通取得。

　　千呼萬喚始出來裝訂成卷

　　經過上述步驟，所有資料都已經齊全并且符合歸檔要求，這時就可以請專職檔案員幫助分卷了。每卷不能太薄但也不能太厚，以恰好能裝進檔案皮為宜，不塌不凸。編寫頁碼要用鉛筆，以便于修改；要標記在材料的正面右上角、背面左上角，字體不能過大或者過小，過大影響美觀，過小則可能在掃描后的電子檔案中顯示不清晰。萬事俱備之后，就可以按照“牢固、整齊、美觀，不丟頁、不錯頁、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用”的要求裝訂成冊了。細心在這時就變得非常重要了，它可以避免更改頁碼及拆卷等返工情況的發(fā)生。

　　審計歸檔不僅僅是檔案員的職責，質量的高低與每個參加項目的審計人員息息相關，如果大家能進一步有意識的將審計檔案質量管理關口前移，在整個審計過程中嚴格按照審計署6號令的規(guī)定收集審計資料，那將有效提高審計檔案質量，并簡化裝訂過程。

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